Рус Eng За 365 дней одобрено статей: 2088,   статей на доработке: 305 отклонено статей: 851 
Библиотека
Статьи и журналы | Тарифы | Оплата | Ваш профиль

Вернуться к содержанию

Автоматизированная информационная система анализа состояния документационного обеспечения управления организацией
Коровина Людмила Владимировна

кандидат технических наук

ассистент, кафедра информационного обеспечения управления и производства, ФГБОУ ВО «Пензенский государственный университет»

440068, Россия, Пензенская область, г. Пенза, ул. Пушанина, 46

Korovina Lyudmila Vladimirovna

PhD in Technical Science

assistant, Department of Information Provision of Management and Production, Penza State University

440068, Russia, Penzenskaya oblast', g. Penza, ul. Pushanina, 46

zabrodina_lyusj@mail.ru
Другие публикации этого автора
 

 
Усманова Ирина Викторовна

кандидат технических наук

доцент, кафедра автоматизированных систем управления и программного обеспечения, Пензенский артиллерийский инженерный институт

440000, Россия, Пензенская область, г. Пенза, ул. Суворова, 146

Usmanova Irina Viktorovna

PhD in Technical Science

assistant professor, Department of Automated Control Systems and Software, Penza Artillery Engineering Institute

440000, Russia, Penzenskaya oblast', g. Penza, ul. Suvorova, 146

ivusm@mail.ru
Другие публикации этого автора
 

 

Аннотация.

Предметом исследования статьи является актуальная задача анализа состояния документационного обеспечения управления (ДОУ)организацией. В условиях современного общества указанная задача становится особо острой, поскольку от правильной организации системы ДОУ во многом зависит эффективность управления организацией в целом. На данный момент не существует единой методики решения указанной задачи, а существующие подходы носят субъективный характер. Для решения указанной проблемы разработана автоматизированная информационная система, которая позволяет решать следующие задачи: 1) формирование базы знаний, фиксирующей эмпирические закономерности между появлением отдельных показателей состояния и их вероятностные характеристики; 2) адаптацию системы к особенностям текущей ситуации и требований сотрудника, осуществляющего анализ; 3) выявление нарушений в работе с документами и реализации процессов деятельности; 4) выявление показателей состояния ДОУ и эффективности процессов деятельности, которые в дальнейшем могут принять неудовлетворительное значение; 5) предоставление рекомендаций по устранению выявленных нарушений. В ходе исследования использовались методы инженерии знаний, математического моделирования, теории графов, теории вероятностей, объектно-ориентированного программирования. В результате исследования подробно описан прототип автоматизированной информационной система анализа состояния ДОУ, описаны основные функциональные возможности его программных модулей. Рассмотрена процедура взаимодействия с системой инженера по знаниям и конечного пользователя. Корректность функционирования прототипа АИС подтверждается успешными тестовыми испытаниями на примере деятельности коммерческой организации, осуществляющей перевозку грузов как внутри страны, так и за границу.

Ключевые слова: априорная вероятность, активный фокус, Теорема Байеса, инженерия знаний, программные модули, компоненты АИС, автоматизированная информационная система, анализ ДОУ, инженер по знаниям, конечный пользователь

DOI:

10.7256/2454-0714.2018.4.25248

Дата направления в редакцию:

24-01-2018


Дата рецензирования:

06-02-2018


Дата публикации:

10-01-2019


Abstract.

The subject of the research of the article is the actual task of analyzing the state of the documentation support of the management of the organization. In the conditions of modern society, this task becomes particularly acute, since the effectiveness of managing the organization as a whole depends on the proper organization of the DOE system. At the moment there is no uniform methodology for solving this problem, and the existing approaches are subjective. To solve this problem, an automated information system has been developed that allows solving the following tasks: 1) building a knowledge base that captures empirical patterns between the emergence of individual indicators of the state and their probabilistic characteristics; 2) the adaptation of the system to the peculiarities of the current situation and the requirements of the employee performing the analysis; 3) identification of violations in the work with documents and implementation of business processes; 4) identification of indicators of the state of pre-school management and the efficiency of business processes, which may later take on unsatisfactory significance; 5) the provision of recommendations for the elimination of violations. The study used the methods of knowledge engineering, mathematical modeling, graph theory, probability theory, object-oriented programming. As a result of the research, a prototype of an automated information system for analyzing the state of pre-school educational institutions is described in detail, the main functional capabilities of its program modules are described. The procedure of interaction with the system of knowledge engineer and end user is considered. The correctness of the functioning of the AIS prototype is confirmed by successful test tests on the example of the activities of a commercial organization transporting goods both domestically and abroad.

Keywords:

theorem Bahasa, knowledge engineering, software modules, components of AIS, automated information system, analysis of DOU, active focus, prior probability, engineer knowledge, final user

Общеизвестно, что от правильной организации системы документационного обеспечения управления (ДОУ) во многом зависит эффективность системы управления современного предприятия [1, 2]. Правильно организованная система ДОУ обеспечивает своевременное предоставление руководящему персоналу актуальной, достоверной информации о текущем состоянии внутренней и внешней среды предприятия, достаточной для принятия верного управленческого решения; а исполнителям – сведений, необходимых для корректного выполнения производственной задачи, отвечающей специфике функционирования конкретной организации. Это обусловливает необходимость периодической реализации работ, направленных на всесторонний анализ и последующее совершенствование ДОУ с целью повышения качества управления.

Вследствие смыслового характера задачи анализа состояния ДОУ [2, 3] для её решения предложено использовать методы инженерии знаний [4]. Их применение обеспечивает:

- возможность организации и обработки разнородной по смыслу информации, затрагивающей как область делопроизводства, так и сферу основной деятельности организации. Указанная информация используется в рамках реализации разработанного комплексного подхода к процедуре анализа состояния ДОУ, который в отличие от известных позволяет совместно оценить состояние ДОУ и рациональность реализации процессов деятельности (ПД) организации. Данный подход подробно рассмотрен и описан [5];

- возможность оценки текущего состояния ДОУ и прогнозирования появления нарушений в работе с документами. Это позволяет руководству организации принять правильное и своевременное решение по устранению риска возникновения критических управленческих ситуаций, спровоцированных соответствующими нарушениями в работе с документами или реализации ПД.

В работе [6] описана многоуровневая модель представления знаний об основных закономерностях системы ДОУ и ПД организации, основанная на использовании аппарата семантических сетей и обеспечивающая возможность комплексного анализа показателей состояния ДОУ и ПД (далее – показатели состояния). Предложенная модель положена в основу разработанного алгоритма оценки прогнозирования состояния ДОУ и ПД, использующего известную теорему Байеса, которая позволяет вычислить условные вероятности взаимосвязанных событий [7, 8].

Разработанные модель и алгоритм создают основу для применения методов инженерии знаний в рамках автоматизированной информационной системы (АИС) анализа состояния ДОУ.

Такое решение позволяет:

- сформировать единый подход к анализу «узких» мест ДОУ и ПД;

- устранить субъективизм оценки реальной ситуации, сложившейся в организации;

- снизить требования к квалификации сотрудников, ответственных за анализ ДОУ;

- сократить трудозатраты выполнения процедуры анализа и оценки состояния ДОУ.

Однако следует отметить, что процедура анализа состояния ДОУ не может быть полностью компьютеризирована, т. к. окончательное решение по результатам исследования принимает специалист–документовед или должностное лицо, в обязанности которого входит реализация комплекса мероприятий по анализу и совершенствованию ДОУ.

В структуре АИС выделены следующие компоненты:

- база данных (БД),

- база знаний (БЗ),

- подсистема анализа количественных характеристик документооборота,

- подсистема логического вывода,

- подсистема редактирования знаний,

- подсистема объяснений.

Ввиду многообразия критериев, используемых в процессе комплексного анализа состояния ДОУ и ПД, наличия специфических особенностей в деятельности каждой организаций, в структуру АИС включены дополнительные интеллектуальные компоненты, учитывающие специфику решаемой задачи: модуль настройки, модуль логического вывода, модуль формирования рекомендаций, модуль определения истинности утверждений, по которыми понимаются предложения естественного языка, фиксирующие факт нарушения некоторого показателя состояния [4, 9]. Каждый из перечисленных модулей конкретизирует и добавляет функциональность предыдущего.

Выделенные в структуре АИС анализа состояния ДОУ компоненты взаимодействуют между собой определенным образом за счет наличия связей соответствующего типа (информационные, управляющие, логические, иерархические и т. п.). Наибольшее практическое значение представляют информационные связи, т.к. они отражают естественную последовательность процедур в ходе анализа состояния ДОУ (рисунок 1).

Рисунок 1 Информационная модель взаимодействия основных компонентов АИС

В настоящее время программно реализован прототип АИС, представляющий собой самостоятельное приложение и включающий следующие интеллектуальные компоненты: БЗ, модуль настройки, модуль логического вывода, модуль формирования рекомендаций для пользователя. Функциональные возможности его основных программных модулей представлены в таблице 1.

Таблица 1 – Функциональные возможности основных программных модулей прототипа АИС

Назначение программного модуля прототипа АИС

Реализуемые функции

1

2

Формирование базы знаний

Загрузка/Формирование БЗ, фиксирующей состав показателей состояния, эмпирические закономерности между появлением отдельных показателей состояния и их вероятностные характеристики. Данные сведения используются для анализа состояния ДОУ.

Редактирование базы знаний

Пополнение, удаление и редактирование используемых в ходе анализа смысловых показателей состояния ДОУ, ПД и соответствующих им вероятностных характеристик с целью адаптации АИС к особенностям текущей ситуации.

Анализ и оптимизация

Адаптация системы к особенностям требований пользователя. Выявление нарушений в работе с документами. Выявление показателей состояния, которые в дальнейшем могут принять неудовлетворительное значение. Предоставление пользователю рекомендаций по устранению выявленных и прогнозируемых нарушений в работе с документами или реализации ПД.

Для корректной реализации указанных функций необходимо обеспечить возможность работы с системой следующих групп пользователей:

- инженер по знаниям,

- конечный пользователь.

В компетенции инженера по знаниям находится выполнение процедур формирования, пополнения и редактирования БЗ АИС. В ходе формирования БЗ фиксируются смысловые показатели состояния, эмпирические закономерности между появлением отдельных показателей и соответствующие им вероятностные характеристики. Исходными данными для указанных процедур являются сведения, получаемые от команды высококвалифицированных экспертов в области делопроизводства и менеджмента. Тесное взаимодействие данных специалистов обеспечивает возможность оценки взаимовлияния недочетов, имеющихся в документировании, организации работы с документами и показателей деятельности организации, и является залогом корректного принятия решения в процессе анализа состояния ДОУ [2]. Все эксперты должны иметь положительный опыт решения задач в анализируемой предметной области.

От экспертов инженер по знаниям получает следующие сведения:

- состав показателей состояния, характеризующих текущую ситуацию в сфере ДОУ и ПД организации,

- наличие взаимосвязей между показателями состояния в виде набора правил H ( ck /c n ) , где c n - показатель состояния – условие правила, ck – показатель состояния – следствие правила;

- количественные вероятностные характеристики показателей состояния и связей между ними, а именно: p (c n ) – вероятность выполнения события c n , состоящего в нарушении предельного допустимого значения некоторого показателя состояния c n , p(cn¯ ) – вероятность невыполнения события c n ; Δm – максимально возможное значение контролируемого параметра; Δi – наилучшее значение контролируемого параметра; rec – рекомендации по устранению выявленных нарушений в работе с документами, реализации ПД; p ( ck /c n ) , – априорная вероятность наступления события ck при условии наступления события c n ; p(ck/ cn¯ ) – вероятность наступления события ck при условии ненаступления события c n .

Для начального заполнения БЗ применены средства электронных таблиц MS Excel (рисунок 2), как правило, хорошо знакомые современным пользователям персональных компьютеров. Это дает возможность максимально упростить для экспертов процедуру подготовки данных, внимательно изучить структуру и взаимосвязь всех показателей состояния, а также устранить ограничения на порядок заполнения БЗ в рамках АИС, предоставляя возможность фиксировать данные о ДОУ и ПД в произвольном порядке.

Рисунок 2 – Фрагмент базы знаний АИС анализа состояния ДОУ

Актуализация БЗ в каждом конкретном случае осуществляется посредством добавления новых смысловых показателей состояния и соответствующих им вероятностных характеристик или удаления показателей, с течением времени утративших свою актуальность. Данные процедуры инженер по знаниям выполняет с помощью программного модуля «Редактирование БЗ» (рисунок 3).

Рисунок 3 – Экранная форма «Формирование базы знаний»

Взаимодействие конечного пользователя с системой осуществляется в рамках программного модуля «Анализ и оптимизация» и включает следующие этапы:

1. Загрузка программного модуля «Анализ и оптимизация».

2. Выбор категории смысловых показателей состояния ДОУ, реализации ПД, используемых в ходе анализа.

3. Формирование активного фокуса сети, т. е. набора показателей состояния, вероятность выполнения которых в соответствующей ситуации наиболее велика, или показателей, выбранных сотрудником, осуществляющим анализ, в соответствии с его предпочтениями.

4. Настройка параметров поиска посредством задания Δr, т. е. реального значения оценочного параметра, при котором можно говорить о появлении некоторого нарушения.

5. Определение глубины прогнозирования Г, т. е. длины максимально возможной цепочки рассматриваемых утверждений.

6. Вывод списка показателей состояния, которые в ходе анализа приняли или в дальнейшем могут принять неудовлетворительное значение, а также перечня рекомендаций по устранению выявленных и прогнозируемых нарушений (рисунок 4).

Как правило, рекомендации носят организационный характер и должны закрепляться в соответствующих внутренних организационно-распорядительных документах. Поэтому система предоставляет пользователю не только возможные варианты решения сложившейся в организации ситуации, но и сведения о документах, необходимых для реализации данной рекомендации. Перечень документов определяется командой экспертов в ходе предварительного обследования организации.

Рисунок 4 – Результаты анализа состояния ДОУ и процессов деятельности организации

Корректность функционирования прототипа АИС подтверждается успешными тестовыми испытаниями на примере деятельности коммерческой организации, осуществляющей перевозку грузов как внутри страны, так и за границу.

Библиография
1.
Коровина Л.В., Усманова И.В. Влияние состояния делопроизводства на эффективность деятельности организации // Программные системы и вычислительные методы. 2016. № 4. С. 324-332.
2.
Коровина Л.В., Усманова И.В. Анализ ДОУ как инструмент интеллектуальной поддержки принятия управленческих решений// Современные проблемы инновационного развития науки: сб. статей Международной научн.-практич. конф. Уфа: МЦИИ ОМЕГА САЙНС, 2017. С. 71-74.
3.
Коровина Л.В. Анализ методов оценки состояния документооборота организации // Современные проблемы науки и образования: электронный научный журнал. 2013. № 4. URL: http://www.science-education.ru/110-9783 (дата обращения 10.01.2018).
4.
Коровина Л.В., Усманова И.В., Баканова Н.Б. Исследование состояния документооборота организации // Естественные и технические науки в современном мире: монография. Ставрополь: Логос. 2014. Глава 3, С. 47-60.
5.
Коровина Л.В. Комплексный подход к процедуре анализа документооборота предприятия // Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении: сб. статей XVI Международной научн.-практич. конф. Пенза:Изд-во АЗД, 2016. С. 41-44.
6.
Усманова И.В., Забродина Л.В. Многоуровневая модель представления знаний для оценки состояния документооборота организации// Materiály VIII mezinárodní vědecko-praktická conference «Dny vědy-2012».-Díl 86. Moderní informační technologie: Praha. Publishing House «Education and Science» s.r.o-80 stran – str. 40-46.
7.
Усманова И.В., Коровина Л.В., Соколова О.Г. Настройка экспертной системы анализа документооборота на особенности организации // Современные проблемы науки и образования: электронный научный журнал. 2013. № 6. URL: http://www.science-education.ru/113-10995 (дата обращения: 10.01.2018).
8.
Усманова И.В., Коровина Л.В., Соколова О.Г Организация логического вывода в задаче прогнозирования состояния документооборота и бизнес-процессов организации // Современные проблемы науки и образования: электронный научный журнал. 2014. № 1. URL: http://www.science-education.ru/115-12260 (дата обращения: 10.01.2018).
9.
Коровина Л.В., Усманова И.В. Методическое обеспечение интеллектуальной АИС анализа и оценки состояния документооборота организации // Программные системы и вычислительные методы. 2015. № 3 (12). С. 273–280.
References (transliterated)
1.
Korovina L.V., Usmanova I.V. Vliyanie sostoyaniya deloproizvodstva na effektivnost' deyatel'nosti organizatsii // Programmnye sistemy i vychislitel'nye metody. 2016. № 4. S. 324-332.
2.
Korovina L.V., Usmanova I.V. Analiz DOU kak instrument intellektual'noi podderzhki prinyatiya upravlencheskikh reshenii// Sovremennye problemy innovatsionnogo razvitiya nauki: sb. statei Mezhdunarodnoi nauchn.-praktich. konf. Ufa: MTsII OMEGA SAINS, 2017. S. 71-74.
3.
Korovina L.V. Analiz metodov otsenki sostoyaniya dokumentooborota organizatsii // Sovremennye problemy nauki i obrazovaniya: elektronnyi nauchnyi zhurnal. 2013. № 4. URL: http://www.science-education.ru/110-9783 (data obrashcheniya 10.01.2018).
4.
Korovina L.V., Usmanova I.V., Bakanova N.B. Issledovanie sostoyaniya dokumentooborota organizatsii // Estestvennye i tekhnicheskie nauki v sovremennom mire: monografiya. Stavropol': Logos. 2014. Glava 3, S. 47-60.
5.
Korovina L.V. Kompleksnyi podkhod k protsedure analiza dokumentooborota predpriyatiya // Sovremennye tekhnologii dokumentooborota v biznese, proizvodstve i upravlenii: sb. statei XVI Mezhdunarodnoi nauchn.-praktich. konf. Penza:Izd-vo AZD, 2016. S. 41-44.
6.
Usmanova I.V., Zabrodina L.V. Mnogourovnevaya model' predstavleniya znanii dlya otsenki sostoyaniya dokumentooborota organizatsii// Materiály VIII mezinárodní vědecko-praktická conference «Dny vědy-2012».-Díl 86. Moderní informační technologie: Praha. Publishing House «Education and Science» s.r.o-80 stran – str. 40-46.
7.
Usmanova I.V., Korovina L.V., Sokolova O.G. Nastroika ekspertnoi sistemy analiza dokumentooborota na osobennosti organizatsii // Sovremennye problemy nauki i obrazovaniya: elektronnyi nauchnyi zhurnal. 2013. № 6. URL: http://www.science-education.ru/113-10995 (data obrashcheniya: 10.01.2018).
8.
Usmanova I.V., Korovina L.V., Sokolova O.G Organizatsiya logicheskogo vyvoda v zadache prognozirovaniya sostoyaniya dokumentooborota i biznes-protsessov organizatsii // Sovremennye problemy nauki i obrazovaniya: elektronnyi nauchnyi zhurnal. 2014. № 1. URL: http://www.science-education.ru/115-12260 (data obrashcheniya: 10.01.2018).
9.
Korovina L.V., Usmanova I.V. Metodicheskoe obespechenie intellektual'noi AIS analiza i otsenki sostoyaniya dokumentooborota organizatsii // Programmnye sistemy i vychislitel'nye metody. 2015. № 3 (12). S. 273–280.